手書き・Excelから
会計ソフトへ移る前に
会計ソフトを使い始める前に、今までの数字をすべて入力し直す必要があるのでしょうか。まず決めたいのは「何の記録を、いつから、どの方法で移すか」です。
この記事では、すでに営業している個人のお店が、手書き帳簿やExcelから会計ソフトへ移る前の準備を整理します。新規開業時とは確認事項が異なります。レシートの撮影・入力手順は、別の「レシート処理ガイド」で紹介しています。
1．売上の記録と、お金の出入り口を書き出す
レジ日報、手書き帳簿、Excel、銀行明細など、いま使っている記録を一覧にしましょう。店頭販売とネット販売があるなら、それぞれの売上をどこで集計しているかも確認します。
次に、現金、銀行口座、カード、キャッシュレス決済の入金先を書き出します。生活費と共用する口座やカードは、事業分をどう見分けるか決めておくと整理しやすくなります。個人のお金で立て替えた支出や、生活費として引き出したお金も、用途が分かるようにしておきましょう。［1］
これは、事業用口座を新しく契約することを一律に勧めるものではありません。まずは今ある記録を把握するところから始めます。
2．「使い始める日」と「移す帳簿の期間」を分ける
10月からソフトを使う場合でも、10月以降だけ入力すれば、その年の帳簿が完成するとは限りません。導入前の取引をどう引き継ぐか、年の途中からの導入に対応した公式手順を確認してください。
すでに営業しているお店なら、前年の決算書や帳簿を用意します。預金だけでなく、現金、売掛金・買掛金、借入金など、引き継ぐ残高の根拠も確認しましょう。
例えばfreeeの個人向け案内では、利用開始年度の期首時点の資産・負債を開始残高として設定します。「切替日の通帳残高だけを入れる」と自己判断せず、対象となる日付と移行方法を確認することが大切です。［2］
3．元のExcelを残し、少量で取り込みを試す
移行前のExcelはコピーを保存し、手書き帳簿や根拠資料も残します。取り込み用ファイルは元データと分けて作りましょう。
取り込み形式が対応している場合は、まず少量で日付・金額・科目・件数を確かめます。一括取り込みの取消しや、入力後のデータ出力ができるかも、作業前に公式手順で確認します。製品や契約状態によって利用条件は異なります。［3］
そのうえで、対象期間の売上・経費の合計、現金・預金の残高を元の記録と照合します。合わないときは大量入力を続けず、対象期間や取り込み漏れを見直しましょう。コピー保存・少量試行・照合は、本記事が提案する移行時の確認手順です。
4．自動連携の重複と、証拠書類の保存を確認する
手入力した支払いが、銀行・カード連携でも取り込まれる場合があります。連携を始めたら、登録済みの取引と重なっていないか確認しましょう。自動取込みと帳簿への登録を同じものとして扱わず、各製品の照合手順を確認してください。［4］
また、帳簿を移すことと、領収書・請求書を保存することは別です。電子で受け取った領収書などは、紙に印刷するだけで終わらせず、電子取引の保存ルールに沿って電子データを保存します。具体的な要件や適用される例外は国税庁の案内で確認してください。［5］
申し込む前の確認メモ
- 売上を記録している場所を一覧にした
- 現金・口座・カードと、私用が混じる箇所を把握した
- 引き継ぐ期間と、開始残高の根拠を確認した
- 元データを保存し、取込み・取消し・出力の方法を確認した
- 移行後に合計・残高・重複を確認する方法を決めた
準備ができたら、使っている口座との連携、必要な機能、困ったときのサポートを基準に候補を絞りましょう。料金やサポートなどの違いは「会計ソフト3社比較」にまとめています。
本記事は公開資料に基づく一般的な準備案内です。実機での移行検証や個別の税務判断は行っていません。残高・取引の扱いに迷う場合は、資料をそろえて税理士などに相談してください。